Débordé, submergé, désorganisé ? Le temps vous manque et vous éprouvez des difficultés à organiser vos journées et à réaliser toutes vos tâches quotidiennes ?  Vous avez certainement besoin d’un éclaircissement sur votre rapport à l’activité et avez besoin de déjouer les mécanismes d’échec qui freinent votre productivité.

« Gérer le temps » est un abus de langage. En effet, le temps est une donnée intangible que nous ne pouvons changer, c’est un axe sur lequel nous évoluons tout on long de notre vie. Mais alors pourquoi a-t-on cette impression de manquer de temps? Parce que notre activité (et son résultat attendu) dure plus longtemps que ce que nous avons imaginé, par manque d’efficacité organisationnelle ou encore par nos comportements inadaptés pour mener à bien nos actions.

Il ne s’agit donc pas de gérer le temps, mais de gérer notre activité. Ceci peut se faire en mettant les conditions nécessaires d’un point de vue organisationnel et d’un point de vue personnel.

Les conditions organisationnelles.

Pour gérer au mieux l’activité, il convient de structurer son action avec pertinence selon les niveaux d’organisation. Les niveaux d’organisation sont une lecture des phases à mettre en place lorsque l’on souhaite réaliser un travail, une construction, un projet, ou même piloter une entreprise. Ces niveaux sont hiérarchisés, du plus structurel au plus individuel, et répondent chacun à un besoin particulier.

Niveau 1 : Orientations et objectifs

Le premier niveau concerne les orientations. Il est important de définir d’emblée le résultat attendu afin de représenter clairement l’objectif à atteindre, tant d’un point de vue quantitatif, que qualitatif. Cette représentation permet d’intégrer le chemin à parcourir pour réussir l’activité. Plus l’objectif est clair, plus le chemin à parcourir est discernable.

Ce niveau répond au besoin de structure / sécurité. Il est rassurant de savoir où l’on va.

Niveau 2 : Stratégies et moyens

Le second niveau concerne les stratégies à mettre en œuvre. Une fois l’objectif défini, il s’agit de s’enquérir des moyens adéquats pour atteindre cet objectif. Les stratégies peuvent concerner des moyens internes (à notre disposition) ou externes (à solliciter auprès d’un tiers). Alors que l’orientation exprime la destination, les stratégies traduisent les étapes à suivre pour y parvenir.

Ce niveau répond au niveau d’action / création. Il est valorisant de déceler sa capacité d’action.

Niveau 3 : Le cadre / l’environnement

Le dernier niveau concerne le cadre à aménager de façon à faciliter l’application des stratégies. Améliorer l’environnement apporte une dose de confort et permet d’aborder l’activité avec une meilleure disposition à l’action. Par exemple, si votre équipe a une appétence relationnelle, il sera pertinent de construire un cadre favorisant les échanges entre les coéquipiers pour favoriser la motivation et l’implication.

Ainsi, pour un meilleur rapport à l’activité, il s’agit de répondre aux conditions de ces trois niveaux :

• par la définition d’un objectif clair;
• par la déclinaison de stratégies adéquates;
• par l’aménagement d’un cadre motivant.

Ce niveau répond au besoin de reconnaissance. Il est confortable d’évoluer dans un espace qui nous convient.

D’un point de vue métaphorique, et imaginant une maison :

• le niveau 1 correspond au gros œuvre, sur lequel repose le bâtiment;
• le niveau 2 correspond au second œuvre et fournit au bâtiment ses capacités d’habitation;
• le niveau 3 correspond à la décoration et apporte l’environnement et la chaleur du bâtiment.

Et nul bâtiment ne tient qu’avec sa décoration…

Les conditions personnelles.

Au delà de l’aspect organisationnel, la gestion de l’activité peut être bouleversée par des comportements personnels sabotant la réussite de l’activité. En effet, il ne s’agit pas de disposer d’un cadre d’action bien structuré pour garantir la productivité, une part de responsabilité revient également à l’acteur lui-même et à ces comportements vis-à-vis de l’action à mener.

Il est notable que plus l’acteur est sous stress, plus il aura tendance à appliquer un comportement inefficace et même contre-productif. Il revient alors à chacun de veiller à sa bonne santé afin d’aborder au mieux les échéances de notre quotidien (cf. article sur la résilience).

Voici donc un échantillonnage de comportements qui pèsent sur la productivité, alors même que l’intention de la personne est d’agir. Paradoxal… mais humain.

Perfectionnisme.

La volonté de bien faire, oui, mais à trop chercher la perfection, vous avez tendance à chercher de nombreuses informations pour vous préparer de façon optimale, pour discuter les arguments, pour toujours améliorer le rendu, quitte à entrer dans de la sur-qualité. Summum de ce comportement, craignant que le travail soit bâclé (ie pas comme vous le souhaitez), vous refusez de déléguer… Vous l’avez compris, à trop chercher « la petite bête », la tâche dure plus longtemps que prévue et empiète sur l’espace d’autres actions à mener.

Difficulté à poser ses limites.

Un autre type de comportement, pourtant volontaire, est d’accepter toutes les tâches qui nous sont confiées. Par crainte de déplaire, vous prenez à votre charge de nombreuses missions, alors même que vous avez de quoi vous occuper à temps plein. Cette attitude à vouloir rendre service à tout prix a un coût : la surcharge de travail. Dès lors, vous vous trouvé submergé, éprouvant des difficultés à mener toutes les actions, qui dès lors prennent plus de temps.

Procrastiner.

L’art de remettre à demain ce qui peut être fait aujourd’hui est également un comportement idéal pour saboter l’objectif à atteindre. Vous avez cette fâcheuse tendance de trouver l’énergie uniquement lorsque l’échéance est proche, voire déjà atteinte, pour démarrer votre travail. Et bien sûr, sans préparation, il vous manque des éléments pour agir, ce qui retarde encore le début de l’action. La procrastinateur rechigne à agir majoritairement parce que la tâche l’ennuie. Par conséquent, il va se laisser absorber par les distracteurs qui vont le détourner de l’action. Mon expérience m’a montré que le procrastinateur peine surtout sur les tâches qu’il doit réaliser seul…

Agir d’instinct.

Ca passe ou ça casse… Dans ce type de comportement, l’action prime sur la réflexion. Dès lors, seul le mouvement compte et bien entendu, lorsque la réussite est au rendez-vous, la productivité est maximale, mais lorsque le résultat n’est pas celui attendu, vous vous retrouvez avec une double peine : effacer le travail réalisé et recommencer… parfois plusieurs fois. Là encore, les délais peuvent être allégrement dépassés par manque d’élaboration préalable.

S’effacer.

Lorsque les délais deviennent courts, nous ressentons tous une pression qui provoquent en nous une réaction, propre à notre type de personnalité. Pour certains, cette pression se traduit par une inertie et une inaction, qui bien entendu ne permet pas de faire évoluer les affaires. Plus le temps passe, plus la pression monte, plus l’inertie croît au point de vous figer. L’immobilisme vous rend invisible, donc sans ressources vis-à-vis de l’extérieur. Ce comportement, courant dans les entreprises, entraîne une forte désorganisation et bouscule les planning.

Critiquer.

Enfin, une fantastique manière de perturber l’action est de détourner l’énergie de l’activité vers la relation. Pour se faire, la critique et l’auto-critique sont très efficace pour figer un système et cristalliser l’énergie vers la relation. Dans les entreprises, les managers passent un quart à un tiers de leur temps à gérer les conflits dans leurs équipes. Le manque d’espaces d’échange et de collaboration se retrouve dans l’action collective qui, sans le consensus initial, laisse chaque participant avec sa propre idée de l’objectif et des moyens. Et cette idée diffère bien sûr de celle du voisin, ouvrant la voie à des échanges parfois âpres, hors du champ d’action.

Trucs et astuces pour gagner en efficacité.

Pour finir, voici en quelques points des axes sur lesquels vous pouvez réfléchir quant à votre façon d’aborder l’activité et si besoin, de modifier votre approche.

• Fixez-vous des objectifs raisonnables
• Priorisez vos tâches par ordre d’importance
• Agendez votre travail en vous réservant des temps (et faites le nécessaire pour vous y tenir)
• Limitez les distracteurs (vous verrez avec soulagement que le monde tourne toujours sans vous malgré votre courte absence)
• Prenez du plaisir dans ce que vous faîtes

J’aime partager un adage à ceux qui rechignent à agir par manque de conviction : « je me plaignais de ne pas avoir de chaussures jusqu’au jour où je vis un homme qui n’avait pas de pied ».

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